ADHDでも分かりやすいマニュアル

これまで様々な現場を体験してきたボトムアップコンサルタントの私ですが、現場のリーダーの方からヒアリングすると「部下たちは本当ミスが多いんだよねー。本当、今流行りのADHDじゃないけどさ。もっとちゃんとチェックしろって言うの!」という声を聞きます。そして、そんな現場程「読みやすいマニュアル」が整備されていないように思います。

ダメなマニュアルで運用されている例と、こうすべき論を挙げると・・・

1. まずどの工程で使われて何をする為のマニュアルなのかがわからない
 →概要や目的を入れるべき
2. 用語の意味が不鮮明
 →最初から略語にするのでは無く一度目は正式名称とすべき
3. クリティカルなポイントでワンオペが前提となっている
 →人間自体がエラーを起こす生き物なのでクリティカルなポイントではダブルチェックをすべき
4. 「どこ」で作業を実施すれば良いのかが不明
 →ディレクトリやファイルのパスを具体的に書くべき
5. 例と例でない境が不明なので「書いてある通り」にやったら大変なことになる
 →例なら例としてわかるように書くべき

6. 担当者による作業の実施漏れが後日判明した
 →工程毎または全作業完了後に作業完了確認の手順を含むべき

7. 担当者による「打ち間違え」によるオペレーションミスが後日判明した
 →オペミスが起こるリスクのある箇所は自動化すべき。自動化出来ない箇所はダブルチェックをすべき

8. 担当者による「全然別のボタンを押してしまった」によるオペレーションミスが発生した
 →そうなりそうな箇所は図を入れるべき
9. 上手くいったと聞いてたのに監査から本サーバに入ってたユーザがいますと怒られた
 →ログオフやexitまでを手順に含むべき
10. 完了報告を待ってたのにまた担当者が報告してくれなかった
 →報告までを手順に含むべき

もし、上記のようなマニュアルで運用されているのであれば、マニュアルだけでなく、作業プロセスから1から見直した方が良いです。
というのも、マニュアルというのは無駄なプロセスが省かれた結果の最短手順であるべきだからです。
上記のようなマニュアルで運用されている現場の場合、誰も「何故それをやっているのか?」を説明出来ないのにも関わらず、何故か運用が回っているというケースが多いです。

「今そんな現場にいる場合、一体どうすれば良いか?」

という改善方法はまた別の記事に譲るとして、ここでは、実際に私が作成した読みやすいマニュアルを例に挙げることで本記事を締めさせて頂きます。

なお、下記マニュアルの前提についてお話しすると、弊社のホームページはGoogleCloudPlatformというクラウドサービス上で運用されているのですが、Dreamweaverというホームページ作成ソフトで作成したhtmlファイル等のWEBコンテンツを、ローカルからサーバにアップロードするまでの具体的手順となります。
マニュアルにはダブルチェック担当者や現場責任者や別担当者がいるようなものになっていますが、そんな人はいません。笑


【概要】

 本手順書は、ローカルサーバ上でWEBコンテンツを修正した後本サーバに修正したファイルをアップロードする為の手順書です。
 GoogleCloudPlatform(以下GCP)にブラウザ経由でアクセスし、本サーバにブラウザからSSH経由でアクセスし、本サーバのWEBコンテンツ格納ディレクトリにファイルを配置するまでの手順を記載しています。

【作業に必要な人員】

 作業担当者とダブルチェック担当者の計2名。
 (※本サーバでの作業が一部発生する為、目検でのダブルチェックを必須とします。)

【ファイルパス】

 ◎ローカルサーバのWEBコンテンツディレクトリ
  ”C:\Users\hiroya\Documents\Un-ChainHP”

 ◎GCPのダッシュボードページ
  ”https://console.cloud.google.com/home/dashboard?project=concrete-flight-xxxxxx”

 ◎本サーバのWEBコンテンツディレクトリ
  ”/usr/share/nginx/html”

【手順】

[①GCPより本サーバにログインする]

 ■1. ブラウザを開いてGCPのダッシュボードページにアクセスする
  ”https://console.cloud.google.com/home/dashboard?project=concrete-flight-xxxxxx”

 ■2. SSHマークをクリックしてブラウザ経由で接続する
  Compute Engine > VMインスタンス > 接続列のSSHマークを順にクリック

[②歯車マークをクリックしてファイルを1つずつアップロードする]

 ■1. インスタンスにログイン後右上の歯車マークをクリック

 
 ■2. アップロードしたいファイルを選択する

 ■3. ファイルがアップロードされたことを確認する

  # ls

[③本サーバのWEBコンテンツディレクトリに配置する]

 ■1. ファイルを移動させるコマンドを打ってファイルを移動させる
  ※必ずコマンド実行する前に別担当者にダブルチェックを依頼すること!
  ※ダブルチェック担当者は「読み上げダブルチェック」を実施すること!

   例)index.htmlをWEBコンテンツディレクトリ直下に移動させる場合のコマンド
    # sudo mv index.html /usr/share/nginx/html/index.html

 ■2. ファイルが更新されたことをタイムスタンプで確認する

  # ll /usr/share/nginx/html/index.html

[④本サーバ・ブラウザから抜ける]

 ■1. 本サーバからログオフする

  # exit

 ■2. GCPの画面を開いている状態でブラウザ右上の×ボタンを押してブラウザを閉じる
  ※続けて別担当者が作業をする場合があるので、ログアウトはしないこと!

[⑤本作業責任者へ報告を実施する]

 ■1. 本作業の責任者に作業完了の旨メールを送信する

 ■2. 本作業の責任者に作業完了の旨口頭報告する
  ※離席しているようであれば席に付箋を残しておく。


いかがでしたでしょうか。この作業を実施されたことが無い方でも、このマニュアルであればやりやすそうだ!と感じていただけたのでは無いでしょうか。

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